¡No te compliques! Tres estrategias para simplificar el cierre contable de tu empresa
Los informes de gastos pueden tomar hasta 390 horas de trabajo al año y unos 68 mil dólares en pago a profesionales.
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Se acerca la temporada de cierre comercial y durante esta época son muchas las compañías que emprenden una carrera por terminar el año al día en su facturación.
Registrar comprobantes se convierte en una tarea que demanda más tiempo del esperado —sobre todo para aquellos comercios que no cuentan con un software contable o una plataforma para el control de gastos—, y revisar a detalle tanta información tributaria puede conducir a errores que suelen acarrear multas y comprometer las finanzas internas.
Sobre todo el caso de las pymes, que le están siguiendo el paso al proceso detallado detrás de cada cierre contable, principalmente debido a la cantidad de información que se tiene que procesar en poco tiempo.
Sin embargo, este escenario no debería convertirse en un dolor de cabeza anualmente cuando se pueden reducir esfuerzos de manera estratégica para cumplir con las obligaciones contables de manera práctica y precisa.
Rindegastos, la herramienta que digitaliza el 100% las rendiciones de gastos empresariales, desarrolló una guía elemental para pasar menos tiempo reuniendo documentos o haciendo cuentas, y más tiempo celebrando los logros comerciales y financieros del año.
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La plataforma, encabezada de su CEO, Alfonso Cuadra, evaluó cuáles son los cuellos de botella de este proceso y determinó que la mayoría de las empresas aún no le saca provecho a los recursos tecnológicos contables que permiten organizar, visualizar y comprobar datos de todo el año en cualquier momento y lugar.
Peor aún, muchas pymes siguen llevando un registro manual de sus movimientos financieros, entre ellos cuentas de ingresos, egresos, costos de producción y ventas, lo que termina restándoles productividad por cuenta de una larga lista de información por reunir, sin saber que gracias a la facturación electrónica y la automatización de tarifas, impuestos y porcentajes, es posible digitalizar toda la data contable y emitir balances en cuestión de segundos.
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Estas son las 3 tácticas que recomienda la empresa para hacer más simple el cierre contable de su empresa:
● Gestione un resumen mensual: Este es un mecanismo de organización que facilita la compilación de información, especialmente si su empresa programa un software ERP para que emita rendiciones y balances mensuales, que al final del año serán más fáciles de revisar una vez estén los datos listos para comprobar. En la actualidad, muchas apps se conectan con su sistema contable para visualizar y navegar entre archivos desde su celular.
● Ajuste el importe digital de facturas y comprobantes desde el día uno: un profesional en finanzas puede tardar unos 20 minutos en realizar un informe de gastos, con un costo promedio de 58 dólares. Al año, esto se traduce en unas 390 horas de trabajo por cerca de 68 mil dólares. Cuando digitaliza el importe de documentos de facturación se está ahorrando una suma importante de dinero que puede reinvertir en herramientas tecnológicas que optimicen recursos y hagan el trabajo por usted.
● Aproveche las tecnologías de última generación que ofrecen las plataformas contables: Aún sin tener un contador en su equipo que interprete la información, muchas plataformas recopilan y clasifican de manera automática las facturas y comprobantes a través de inteligencia artificial, como la herramienta Scanit. Esto evita una inversión de tiempo y personal innecesaria y garantiza que cada detalle sea digitalizado sin errores.
Como explica Cuadra, “la mayoría de empresas todavía tienen chance de administrar recursos tecnológicos para conseguir que este sea el último año que dedican tanto tiempo y dinero en cumplir sus obligaciones contables y fiscales de cierre”. Recuerde que su empresa puede hacer una inversión inteligente al contratar herramientas y servicios financieros que reduzcan el esfuerzo y tiempo que toma hacer la contabilidad en general, pero que además le ayudarán a presupuestar gastos, cumplir con sus obligaciones tributarias y en general facilitar la revisión de datos para cerrar el año contable sin percances y de forma exitosa.
